Talkootyö on kylien voimanlähde, mutta monessa kylässä törmätään samaan kysymykseen: mistä saada uusia vapaaehtoisia ja miten hoitaa kaikki niin, ettei yksi ihminen pala loppuun puhelimen ääressä? Myös Älykkäät toimijat – Viisaat kylät -hankkeen kylävierailuilla tämä teema on noussut usein esiin. Tässä jutussa kootaan yhteen ajatuksia ja vinkkejä siihen, miten talkoita voi organisoida fiksummin, saada lisää väkeä mukaan, hyödyntämällä digitaalisia ratkaisuja talkootyön suunnitteluun ja koordinointiin.
Yksi innoittava esimerkki tuli vastaan hankkeemme opintomatkalla Pellingin kylään, jossa on tehty paljon älykkäitä ratkaisuja kylätoiminnan kehittämiseksi. Siellä käytössä ollut Google Forms -pohjainen ilmoittautumislomake toimi pohjana tälle tekstissä esiteltävälle mallille, ja inspiroi meitä jalostamaan siitä vielä pidemmälle viedyn version.
Moni kyläläinen tai kausiasukas haluaa olla mukana tekemässä yhteistä hyvää: keittää kahvia, ohjata liikennettä tai laittaa ruoan jälkeen tuolit paikoilleen. Usein kuitenkin törmätään ainakin kahteen esteeseen:
Aika ei riitä osallistua kaikkiin suunnittelukokouksiin tai palavereihin
Moni pelkää ”joutuvansa” kyläyhdistyksen hallitukseen, jos kerran tulee paikalle
Silti halu osallistua elää – kunhan se voi tapahtua omaehtoisesti ja helposti. Siksi monet kylät etsivät nyt keinoja, joilla talkoisiin voi osallistua valitsemalla juuri itselle sopivat tehtävät tai ajat – ilman soittoja tai sähköposteja.
Juuri tässä digitaaliset ratkaisut voivat auttaa.
Talkoiden ja vapaaehtoisten haaliminen talkoisiin, ei yleensä ole ongelma – vaan tiedonkulku ja organisointi. Joku ottaa vetovastuun, yrittää pysyä perässä kuka tekee mitä ja milloin, mutta tehtävälista elää koko ajan. Tuloksena on usein:
päällekkäisiä tehtäviä
väärinkäsityksiä
yksittäisen vetäjän ylikuormittuminen
Kylillä toivotaan entistä enemmän keinoja, joilla kaikki tehtävät näkyisivät yhdellä silmäyksellä. Ihmiset voisivat itse valita mitä tekevät – ja koordinoijan homma kevenisi.
👉 www.signupgenius.com
SignUpGenius on yksi suosituimmista ilmoittautumistyökaluista erityisesti silloin, kun talkoisiin liittyy aikataulutusta. Sovelluksessa voidaan luoda selkeä tehtävälista, johon kukin ilmoittautuu itse suoraan valitsemalla sopivan ajan ja tehtävän. Tämä poistaa manuaalisen viestittelyn ja auttaa järjestäjää pysymään ajan tasalla tilanteesta. Lomakkeen voi jakaa esim. WhatsApp-ryhmässä tai kylän Facebook-sivulla, järjestelmä hoitaa ilmoittautumisten seurannan ja muistutusten lähettämisen automaattisesti.
Plussat:✅ Erittäin selkeä aikataulunäkymä✅ Ilmoittautujat näkevät reaaliajassa, mitä vielä vapaana✅ Automaattinen muistutus sähköpostilla
Miinukset:❌ Englanninkielinen❌ Ilmainen versio rajoittunut ulkoasun ja ilmoittautujien määrän suhteen. Sisältää mainoksia.
Hinta:
Ilmainen perusversio
Maksullinen versio alkaen n. 10 €/kk (mm. useampi järjestäjä, ilman mainoksia)
👉 www.teamup.com
Teamup on yksinkertainen mutta tehokas kalenterityökalu, joka sopii erityisesti vuorojen ja resurssien varaamiseen. Se on hyödyllinen talkoiden organisoinnissa, kun halutaan antaa osallistujille mahdollisuus varata itselleen sopivia aikoja esimerkiksi lipunmyyntiin, siivoukseen tai liikenteenohjaukseen. Järjestäjä voi luoda tehtäväkohtaisia kalenterinäkymiä tai värejä, osallistujat varaavat aikansa ilman kirjautumista.
Plussat: ✅ Ei vaadi kirjautumista osallistujilta ✅ Hyvin visuaalinen kalenterinäkymä ✅ Ilmainen peruskäyttö
Miinukset: ❌ Ei varsinaista ilmoittautumislomaketta tai lomakepohjaa, toimii paremmin yhteisenä kalenterina ❌ Käyttöliittymä osin englanniksi ❌ Alkuun pääseminen hankalaa
👉 www.planhero.com
PlanHero on helppokäyttöinen ja visuaalinen työkalu, joka on suunniteltu nimenomaan vapaaehtoistyön ja talkooilmoittautumisten hallintaan. Se sopii erinomaisesti tilanteisiin, joissa halutaan tehdä selkeä lista tehtävistä ja antaa osallistujien itse varata haluamansa vuorot ilman ylimääräistä viestittelyä. Käyttöliittymä on selkeä ja lomakkeita voi jakaa helposti linkillä. Järjestäjä näkee, kuka on ilmoittautunut ja mihin.
Plussat: ✅ Visuaalinen ja yksinkertainen käyttöliittymä ✅ Ei turhia kirjautumisvaatimuksia osallistujilta ✅ Suunniteltu nimenomaan vapaaehtoistyön tarpeisiin
Miinukset: ❌ Englanninkielinen ❌ Jokainen tapahtuma luodaan erikseen, ei listausta monesta tilaisuudesta ❌ Ilmainen versio rajoitettu ominaisuuksiltaan, voi luoda vain yhden tapahtuman
👉 www.doodle.com
Doodle on nopea ja kätevä työkalu aikojen yhteensovittamiseen. Talkoissa sitä voi käyttää esimerkiksi silloin, kun halutaan selvittää, milloin ihmiset voivat osallistua – esimerkiksi rakentamistalkoiden päivämäärän valintaan tai vuorojen jakoon. Käyttäjät valitsevat itselleen sopivat vaihtoehdot, järjestäjä näkee koontinäkymän, milloin eniten osallistujia olisi saatavilla. Doodle ei kuitenkaan sisällä tehtävälistoja tai varsinaista ilmoittautumista.
Plussat: ✅ Helppo käyttää ilman rekisteröitymistä ✅ Nopeasti jaettavissa linkkinä ✅ Toimii hyvin aikojen sovittamiseen
Miinukset: ❌ Ei tue tehtävälistoja tai aikataulunäkyviä ❌ Sopii vain aikojen vertailuun ❌ Englanninkielinen
👉 www.forms.google.com
Google Forms ja Google Sheets -yhdistelmä on monille kylille toimiva ja maksuton ratkaisu, joka ei vaadi uusia sovelluksia. Lomakkeella talkoolainen voi valita yhden tai useamman tehtävän, ja valinnat tallentuvat automaattisesti taulukkoon. Näin järjestäjä pysyy ajan tasalla ilmoittautumisista ilman erillisiä sähköposteja tai puheluita.
Lomakkeen ja taulukon luominen edellyttää kuitenkin Google-tiliä. Tili voi olla joko kyläyhdistyksen yhteinen tai jonkun aktiivisen kyläläisen hallinnoima, joka toimii lomakkeen ylläpitäjänä.
Tätä voidaan kehittää pidemmälle Google Apps Scriptin avulla. Esimerkiksi voidaan lisätä toiminto, joka poistaa varatut tehtävät lomakkeelta automaattisesti tai estää saman tehtävän valitsemisen uudelleen. Tämä vaatii pienen määrän koodausta, mutta on mahdollista toteuttaa helposti kopioitavan skriptin avulla.
Plussat: ✅ Ilmainen ✅ Ei vaadi osallistujilta kirjautumista ✅ Laajasti tunnettu ja käytössä monilla kylillä ✅ Mahdollisuus automatisointiin
Miinukset: ❌ Vaatii pientä teknistä osaamista, jos haluaa skriptin käyttöön ❌ Lomakkeen tekeminen vaatii Google-tilin (kylän yhteinen tai jonkun kyläläisen hallinnoima)
Kaikista vaihtoehdoista Google Forms + Sheets nousee esiin erityisen hyvin kylätoimintaan sopivana: se on ilmainen, monelle jo tuttu ja helposti jaettavissa. Kun yhdistetään taulukko ja automatiikka, saadaan yksinkertainen mutta tehokas työkalu, jolla talkoolistat pysyvät ajan tasalla ilman manuaalista säätöä.
Jos tehtävien halutaan poistuvan lomakkeelta automaattisesti sitä mukaa, kun niitä valitaan, voidaan käyttöön ottaa Google Apps Script. Tämä vaatii hieman teknistä osaamista, mutta mahdollistaa tehokkaan ja täysin automatisoidun ilmoittautumisprosessin. Esimerkiksi lomake voidaan rakentaa niin, että jo varatut tehtävät eivät enää näy seuraaville vastaajille.
Meidän hankkeessa ei olla koodauksen asiantuntijoita, mutta olemme onnistuneesti rakentaneet tällaisen lomakkeen tekoälyn avulla. Koodin lisääminen ei vaadi supertaitoja, voimme tarvittaessa auttaa alkuun.
Jos haluat kokeilla Google Forms -pohjaista ratkaisua tai muuta digitaalista apuvälinettä talkoiden hallintaan, ota yhteyttä – autamme mielellämme. Yhteystiedot ja lisätiedot hankkeesta: https://paijanne-leader.fi/alykylat/
Yksi lomake voi helpottaa koko kylän yhteistoimintaa.
